بر اساس قانون تجارت همه افرادی که شرکت ثبت می‌کنند بعد از این کار باید برای شفاف‌سازی درآمدها و هزینه‌هایشان برای پلمپ دفاتر قانونی اقدام کنند.

در حقیقت بعد از ثبت شرکت باید دفاتری تهیه شود که در این دفاتر هزینه و مخارج و درآمدهای شرکت را ثبت کنند. دفاتر تجاری دارای اهمیت و سندیت هستند به همین دلیل قانونگذار به طور خاص برای این دفاتر تعیین و تکلیف کرده است.

پلمپ دفاتر چیست؟

دفاتر پلمپ باید قبل از اینکه مطلبی در آن نوشته شود توسط اداره ثبت پلمپ شوند. این دفاتر شامل دفتر روزنامه، ‌دفتر کل،‌ دفتر دارایی و دفتر کپیه یا اندیکس هستند. برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن اطلاعات غلط از این کار استفاده می‌شود. دفاتر مذکور قبل از اینکه چیزی در آن‌ها نوشته شود توسط اداره ثبت امضا می‎‌شوند.

مواردی که نیاز به پلمپ کردن دفاتر دارند:

همه دفاتر مذکور به جز دفتر کپیه پیش از اینکه چیزی در آن نوشته شود پلمپ می‌شوند. اما دفتر کپیه به امضای نماینده اداره ثبت نیاز ندارد و اوراق آن باید دارای نمره ترتیبی باشد.

دفاتر پلمپ چه کاربردی دارد؟

دریافت کارت بازرگانی

برای صادرات و واردات باید کارت بازرگانی داشته باشید. به دلیل اهمیت مساله صادرات و واردات شرکت‌های فعال در این حوزه باید حتما برای دفاتر پلمپ اقدام کنند.

ارائه اظهارنامه مالیاتی

برای ارائه اظهارنامه مالیاتی باید دفاتر پلمپ شوند. و اگر شرکتی از این کار خودداری کند توسط دارایی جریمه خواهد شد. یکی از مواردی که لازم است دفاتر، پلمپ شوند ارائه اظهارنامه مالیاتی است. در شرکت‌های بزرگی که دفاتر پلمپ شده خود را ارائه ندهند در آینده با جریمه‌های سنگینی از سوی دارایی روبه رو می‌شوند.

نحوه تنظیم دفاتر تجاری

بر اساس قانون تجارت برای تنظیم و نوشتن دفاتر تجاری باید همه معاملات و صادرات و واردات مطابق تاریخ در صفحات مخصوص آن‌ها نوشته شود.

همچنین باید توجه داشت که آسیب رساندن به دفتر و یا صفحه و فضای خالی بیش از اندازه ایجاد کردن و یا در حاشیه یا بین سطور دفتر چیزی نوشتن قابل قبول نیست. دلیل سختگیری در مورد این دفاتر اهمیت تجاری آن‌ها و جلوگیری از تقلب و جعل است. اگر در اطلاعات ذکر شده در این دفاتر اشتباهی رخ دهد باید در یک صفحه به طور کامل این موضوع توضیح داده شود. اگر دفتر تجاری بر طبق قانون و به طور دقیق تنظیم نشود می‌تواند علیه صاحب آن به کار گرفته شود.

مدت نگهداری دفاتر تجاری

بر طبق قانون تجارت تاجر باید همه دفاتر خود را از پایان هر سال لااقل تا ده سال نگهداری کند و اگر یک شرکت منحل شد باید از زمان اتمام تسویه با نظر و اجازه مدیر ثبت اسناد در جایی به مدت ده سال حفظ شود

چه اشخاصی مشمول پلمپ هستند؟

همانطور که ذکر شد بر طبق ماده ۶ قانون تجارت هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء، باید دفاتری را به موجب قانون داشته باشند و این دفاتر شامل دفتر کل،‌ دفتر روزنامه، دارایی و کپیه است.

بر اساس قانون تمام شرکت‌ها و موسسه‌ها که در اداره، ثبت می‌شوند باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند. دلیل اینکه به این دفاتر دفتر پلمپ می‌گویند این است که این دفاتر در اداره پلمپ می‌شوند.

تمام اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده‌اند و تمام اشخاص حقیقی که صاحب کسب و کار هستند باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند. علاوه بر این اشخاصی که فروش آن‌ها و یا ده برابر درآمد آن‌ها از سال ۱۳۹۲ به بعد بیش از ۳ میلیارد تومان بوده باشد مشمول عملیات پلمپ هستند. برای وکلا و پزشکان این مبلغ باید بیش از  یک و نیم میلیارد تومان باشد تا مشمول پلمپ شوند. علاوه بر این تشکل‌های قانونی همانند احزاب و اتحادیه‌های صنفی هم باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند.

برخی از افراد بدون درنظر گرفتن میزان درآمدشان مشمول عملیات پلمپ هستند. در ادامه به این اشخاص اشاره شده است:

  • دارندگان کارت بازرگانی
  • صاحبان کارخانه‌ها و بهره‌برداران معادن
  • صاحبان هتل‌های سه‌ستاره و یا بیشتر
  • صاحبان صرافی‌ها
  • صاحبان بیمارستان، زایشگاه و کلینیک‌ها
  • صاحبان فروشگاه‌های زنجیره‌ای که مجوز دارند

نحوه درخواست پلمپ دفاتر قانونی

هر سال در ماه اسفند اشخاص آخرین فرصت را برای درخواست دفاتر قانونی سال مالی بعد دارند. در همین زمان باید برای دفاتر پلمپ اقدام کنند و پیش از اتمام سال مالی به اداره ثبت درخواست دهند.

حتی اگر شرکتی فعالیت خود را شروع نکرده باشد باز هم باید برای این کار درخواست بدهد. در حقیقت برای سال مال پیش رو باید برای پلمپ دفاتر اقدام کرد و تفاوتی ندارد که پیش از این پیشینه‌ای بوده یا نه.

مراحل پلمپ دفاتر قانونی

مرحله اول

در اولین قدم باید در سامانه ثبت شرکت‌ها برای پلمپ دفاتر درخواست داد. در این بخش باید مشخص کرد که شخص حقوقی درخواست داده یا شخص حقیقی.

مرحله دوم

بعد از آن باید اطلاعات شخص مانند تابعیت، شماره شناسنامه و کد پستی و شماره تلفن را وارد سامانه کرد. لازم به ذکر است که تمامی مراحل کار از طریق پیامک به اشخاص اطلاع داده می‌شود بنابراین ضروری است که اطلاعات صحیح و واقعی ارائه کنید.

مرحله سوم

در مرحله بعد باید شروع سال و ماه مالی را وارد کنید که این تاریخ بر اساس اساسنامه تنظیم می‌شود و تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و تاریخ درخواست پلمپ ملاک شروع سال مالی نیست. با وارد کردن سال مالی سایت پایان سالی مالی را تعیین می‌کند و بعد از آن باید اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده را وارد سایت کنید. بعد از تایید اطلاعات به کاربران شماره پیگیری تعلق می‌گیرد.

مرحله چهارم

در قدم بعدی باید اطلاعات شخص تکمیل کننده اظهارنامه را وارد کنید و سمت او را از فهرست سایت انتخاب کنید و اطلاعات یک نفر از اعضا هیات مدیره را نیز در سایت وارد کنید.

مرحله پنجم

پس از آن باید اطلاعات بقیه اعضای هیات مدیره را به طور کامل در سایت وارد کرده و با مشخص کردن سمت افراد و مدت تصدی آن‌ها و وضعیت حق امضای اعضای هیات مدیره برای مرحله بعد اقدام کنید.

مرحله ششم

در این مرحله لازم است که یک فرم با نام دفتر مورد تقاضای شخص را پر کنید. در این فرم نوع دفتر و تعداد برگ و جلدهای آن را وارد می‌کنید و سپس وارد صفحه تایید صحت اطلاعات می‌شوید و با تایید اظهارنامه پلمپ مدارک مورد نیاز خود را انتخاب می‌کنید.

مرحله هفتم

بعداز اینکه به طور کامل اطلاعات خود را در سایت وارد کردید باید اصل اظهارنامه را از اینترنت دریافت و با سایر مدارک به اداره ثبت بفرستید تا دفاتر پلمپ از طریق اداره پست به آدرسی که در سامانه وارد کردید ارسال شود.

در نهایت شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سایت وارد کنید.

مرحله هفتم

پس از ارسال مدارک کارشناس حقوقی پرونده شما را بررسی می‌کند و درصورت صحت مدارک و اطلاعات در سامانه به شما اجازه پرداخت هزینه دفاتر پلمپ را می‌دهد و شما به صورت اینترنتی مبلغ را می‌پردازید.

نتیجه عدم پلمپ دفاتر چیست؟

برای دریافت کد اقتصادی باید برای پلمپ دفاتر اقدام کرد. این کار به اداره مالیات نشان می‌دهد که همه چیز شفاف است و هیچ تقلبی صورت نگرفته است. اگر پلمپ دفاتر انجام نشود شما مشمول جریمه خواهید شد. جریمه عدم ارائه دفاتر حدود ۲۰ درصد مالیات است و رقم جریمه می‌تواند به شکل سالانه تغییر کند.

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی

همانطور که ذکر شد اشخاص حقیقی و حقوقی موظف به پلمپ دفاتر قانونی هستند. هر کدام از این اشخاص برای این کار باید مدارکی ارائه دهند:

اگر پلمپ برای اشخاص حقیقی است باید اصل اظهارنامه پلمپ، که از اینترنت دریافت شده با مهر و امضا ارائه شود. علاوه براین باید تصویر کارت ملی متقاضی پلمپ و تصویر پروانه کسب و مجوز فعالیت کسبی نیز ارائه شود. اگر وکیل یا نماینده برای پلمپ معرفی شده باشد باید وکالتنامه هم ارائه شود.

اگر دفاتر پلمپ متعلق به اشخاص حقوقی باشد، اصل اظهارنامه پلمپ با امضا، کپی روزنامه تاسیس و کپی آخرین تغییرات ثبتی  شرکت در روزنامه رسمی ،‌ تصویر کارت ملی مدیرعامل و اصل یا تصویر وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه برای اشخاص دولتی را باید ارائه کرد.

نحوه پرداخت هزینه پلمپ دفاتر

پس از اینکه اظهارنامه پلمپ دفاتر تکمیل شد و در سیستم درخواست ثبت شد از طریق اینترنت باید هزینه‌های پلمپ را پرداخت کنید

مهلت زمان پرداخت هزینه‌های قانونی سه روز بعد از تایید اظهارنامه است و باید بعد از تایید کارشناس حقوقی اداره پرداخت شود تا پس از آن به وسیله پست برای متقاضی پلمپ دفاتر ارسال شود.